La gestión de nóminas es el conjunto de tareas que convierte el salario pactado con cada trabajador en un recibo correcto, un pago a tiempo y unas cotizaciones y retenciones bien comunicadas. Incluye calcular el bruto y el neto, emitir el recibo, comunicar los datos a la Seguridad Social y a Hacienda, pagar y archivar. Puedes hacerla tú, con un departamento de personal o con una gestoría. Si eres autónomo con un primer empleado o una pyme sin equipo laboral, lo habitual es externalizarla. Aquí tienes lo que debes saber para decidir bien.
En resumen
- La nómina debe seguir el modelo oficial o uno pactado que separe con claridad percepciones y deducciones, y se refiere a meses naturales.
- El neto sale de restar al bruto la cotización del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF.
- Las altas se comunican antes de que el trabajador empiece; bajas y variaciones, hasta tres días naturales después del cambio.
- Los recibos y los boletines de cotización se conservan un mínimo de cinco años.
- En G1 te asignamos un consultor directo, así que una necesidad laboral urgente no se pierde en un formulario ni en un buzón genérico.
Tabla de contenidos
- Qué incluye la gestión de nóminas
- Qué dice la normativa sobre el recibo de salarios
- Qué datos necesitas para preparar una nómina
- Cómo se calcula una nómina: del bruto al neto
- Plazos y obligaciones: el calendario del empleador
- Gestión interna o externalizada
- Si eres extranjero o contratas a extranjeros
- Nuestra visión
- Cómo resolvemos la necesidad de gestoría inmediata
- Qué ofrecemos para autónomos y empresas
- Cuándo conviene externalizar
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué incluye la gestión de nóminas
Mucha gente piensa en la nómina como un PDF mensual. En realidad es el último paso de una cadena de trabajo. Una gestión completa suele cubrir estas tareas:
- Alta de la empresa y del trabajador en la Seguridad Social, con el contrato correcto.
- Recogida de variables del mes: horas extra, comisiones, pluses, incapacidades temporales, vacaciones, bajas y cambios de jornada.
- Cálculo de la nómina: devengos, base de cotización, deducciones y retención de IRPF.
- Emisión y entrega del recibo al trabajador.
- Cotizaciones a la Seguridad Social y comunicación de los conceptos retributivos abonados.
- Retenciones a cuenta del IRPF y su presentación a la Agencia Tributaria.
- Archivo de recibos y documentación justificativa.
- Gestión de altas, bajas y variaciones cuando cambia algo en la relación laboral.
La nómina cumple dos funciones: es el justificante del pago para el trabajador y, a la vez, el documento que la empresa enseñaría ante una revisión de la Inspección de Trabajo o de la Seguridad Social. De ahí que un error aparentemente pequeño, como una base mal calculada, tenga consecuencias que se arrastran durante meses.
Quién está obligado
Todo empleador que tenga a una persona contratada por cuenta ajena debe entregarle recibo de salarios. Eso incluye al autónomo que contrata a su primer trabajador, a la comunidad de propietarios con conserje, a la sociedad con empleados y a la persona que contrata empleo del hogar. Cambia el régimen de cotización, pero la obligación de documentar el salario no desaparece.
Qué dice la normativa sobre el recibo de salarios
La Orden de 27 de diciembre de 1994 publicada en el BOE establece que el recibo debe ajustarse al modelo oficial o a otro pactado que mantenga con claridad y separación todas las percepciones y deducciones. La misma orden permite introducir modificaciones formales o información adicional, pero no suprimir conceptos ni cambiar sus denominaciones.
Hay tres reglas prácticas que se desprenden de ahí:
- Periodo mensual. El recibo se refiere a meses naturales. Si pagas por periodos más cortos, esos pagos se documentan como anticipos a cuenta de la liquidación mensual.
- Pago por transferencia. Cuando el salario se abona por transferencia bancaria, el comprobante del banco sustituye a la firma del trabajador en el recibo.
- Conservación. La empresa debe guardar los recibos junto con los boletines de cotización durante al menos cinco años.
La fuente es la misma orden del BOE, que además fundamenta la estructura del recibo en la transparencia: el trabajador tiene que poder distinguir cada concepto que cobra y cada importe que se le descuenta.
Qué datos necesitas para preparar una nómina
Un recibo correcto empieza con un encabezado que identifique a la empresa, al trabajador, el periodo de liquidación y los días liquidados, como explica el material formativo de Macmillan Education. Debajo, el recibo desglosa todas las percepciones y deducciones.
Para llegar ahí, la gestoría o el departamento de personal necesita:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Contrato y categoría profesional | Fija salario, jornada y convenio aplicable |
| Convenio colectivo | Determina pagas extra, pluses y tablas salariales |
| Datos personales y situación familiar | Base para calcular la retención de IRPF |
| Número de afiliación a la Seguridad Social | Identifica al trabajador en las comunicaciones |
| Variables del mes | Horas extra, comisiones, incentivos, ausencias |
| Partes de baja o alta médica | Cambian la base y quién paga la prestación |
| Datos bancarios | Orden de pago por transferencia |
La regla de oro: cuanto antes lleguen las variables del mes, menos urgencias hay a final de mes. Si envías la documentación por el canal habitual, el consultor la revisa a la vez que el resto del expediente; en nuestro caso hay una página con las instrucciones de envío de documentación.
Cómo se calcula una nómina: del bruto al neto
El esquema es siempre el mismo:
Salario bruto (devengos) − cotizaciones del trabajador − retención de IRPF − otras deducciones = salario neto
Devengos
Son todo lo que el trabajador gana en el mes: salario base, complementos del convenio o del contrato, horas extra, comisiones y, si las pagas extraordinarias están prorrateadas, su parte proporcional.
Cotizaciones del trabajador
Se calculan sobre la base de cotización, que parte de la remuneración computable del mes y suma la parte proporcional de las pagas extra y otros conceptos de vencimiento superior al mensual. Según una guía práctica sobre cotizaciones en 2026, en el Régimen General el tipo de contingencias comunes es del 23,60 % para la empresa y del 4,70 % para el trabajador, y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional suma un 0,75 % a cargo de la empresa y un 0,15 % a cargo del trabajador. En la nómina suelen aparecer además las deducciones por desempleo y formación profesional.
Hay topes: la base máxima y la mínima cambian cada año, así que conviene consultar los valores vigentes antes de calcular nada a mano.
Retención de IRPF
Es un anticipo del impuesto anual del trabajador. Depende del salario previsto para el año, de la situación familiar y de otras circunstancias personales, y la empresa la ingresa en Hacienda. Una retención mal calculada no solo perjudica al trabajador: la empresa responde de ingresar lo que debió retener.
Ejemplo orientativo
Imagina un salario bruto mensual de 2.000 € con las pagas prorrateadas. Con el 4,70 % más el 0,15 % de MEI, solo por contingencias comunes y MEI, la deducción sería de 97 €. A eso se añadirían desempleo, formación profesional y la retención de IRPF, que dependerá de cada persona. El ejemplo sirve para ver el mecanismo, no para fijar el neto real de nadie.
Qué puede alterar la nómina
- Una baja por incapacidad temporal, que cambia la base y el responsable del pago.
- Horas extra y comisiones variables.
- Un cambio de contrato, de jornada o de categoría.
- Un cambio en la situación familiar que modifique la retención.
- Un embargo judicial o un anticipo.
- La regularización de IRPF a mitad de año si el salario varía.
Plazos y obligaciones: el calendario del empleador
Aquí es donde más tropiezan los autónomos con su primer empleado.
Altas. La Seguridad Social indica que las afiliaciones deben presentarse antes del inicio de la actividad, y las bajas y variaciones de datos, hasta tres días naturales después del cambio. Se pueden tramitar por el Sistema RED. La guía de Invest in Spain recuerda que la plantilla debe darse de alta antes de comenzar a trabajar, una vez inscrita la empresa.
Conceptos retributivos y cuotas. El manual CRA de la Seguridad Social indica que los conceptos retributivos abonados se presentan en el mismo plazo que las liquidaciones de cuotas, hasta el penúltimo día natural del mes de ingreso reglamentario.
Retenciones. Las declaraciones de retenciones y sus plazos se consultan en el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. Las sociedades tienen además sus propias citas anuales, como las que explicamos en nuestra guía sobre el Modelo 200.
Un calendario mensual realista tiene este aspecto:
- Primeros días del mes: recoger variables del mes anterior (horas, bajas, incidencias).
- Mitad de mes: calcular nóminas y revisarlas con el responsable de la empresa.
- Antes de fin de mes: pagar, comunicar conceptos retributivos y liquidar cuotas.
- Según calendario fiscal: presentar retenciones.
- Siempre: archivar recibos y boletines.
Gestión interna o externalizada
Hay tres formas de organizarlo, y ninguna es única.
| Fórmula | Encaja si | Riesgo habitual |
|---|---|---|
| La haces tú | Un empleado, mucho tiempo y paciencia | Errores de cálculo y plazos olvidados |
| Departamento interno | Plantilla grande, rotación alta | Coste fijo y dependencia de una persona |
| Gestoría o asesoría externa | Autónomos y pymes sin equipo laboral | Hay que elegir bien y fijar quién hace qué |
El reparto de papeles depende de cada empresa. Un ejemplo público: un procedimiento de gestión de nóminas de la Junta de Andalucía prevé que una asesoría externa elabore las nóminas y que el personal interno revise cambios y cálculos, dé el visto bueno y tramite recibos y ficheros para pagos y cotizaciones. Es un buen modelo para una pyme: quien sabe de la empresa valida, quien domina la normativa calcula.
Si estás sopesando qué cubre una asesoría y cómo elegirla, tenemos una guía sobre gestoría para pymes.
Cómo evitar errores
- Fija una fecha de corte mensual para enviar variables y respétala.
- Comprueba que el convenio aplicado es el correcto y que se actualizan las tablas cuando se publican.
- Revisa cada nómina nueva contra el contrato antes de pagarla.
- Guarda el justificante de cada comunicación a la Seguridad Social.
- Pide siempre que el recibo muestre todos los conceptos separados, tal como exige el BOE.
Si eres extranjero o contratas a extranjeros
Las obligaciones son las mismas que para cualquier empleador en España: alta en Seguridad Social antes de empezar, contrato, nómina mensual y retenciones. Lo que cambia es la documentación previa: el trabajador necesita estar autorizado para trabajar y tener identificación, normalmente NIE. Si ese trámite está pendiente, lo coordinamos desde el área de Extranjería, de modo que el expediente laboral y el de extranjería no vayan por separado. Atendemos en seis idiomas, y eso ayuda mucho cuando el empleador o el trabajador no dominan el castellano.
Nuestra visión
Llevamos más de 25 años resolviendo trámites administrativos, y vemos siempre el mismo patrón: la nómina rara vez falla por el cálculo, falla por la falta de coordinación. Una alta que llega tarde, una baja que nadie comunica, un cambio de convenio que no se aplica.
Por eso trabajamos con un solo despacho que coordina todo el expediente: laboral, fiscal y, cuando hace falta, extranjería o seguros. Tu consultor conoce tu caso, tiene tus documentos en una plataforma con seguimiento continuo y te contesta sin que tengas que explicar tu situación cada vez.
Creemos que un autónomo con su primer empleado no debería pasar una tarde entendiendo formularios, y que una pyme no necesita un departamento de personal para pagar bien y a tiempo. Todo se hace 100 % online, sin desplazamientos.
Gestoria G1
Cómo resolvemos la necesidad de gestoría inmediata
La necesidad laboral suele llegar con prisa: el empleado empieza el lunes, una baja se comunica tarde o llega un requerimiento. Nuestro planteamiento es que hables con un consultor directo, que se hace cargo de tu caso desde el principio, en lugar de abrir una incidencia y esperar.
En la práctica funciona así:
- Nos cuentas la situación y nos envías la documentación por el canal indicado.
- Tu consultor revisa el expediente completo: contrato, convenio, altas y obligaciones pendientes.
- Se tramita todo desde un único despacho, con seguimiento del caso en la plataforma.
- Recibes respuesta en tu idioma, entre los seis en los que atendemos.
Si lo que necesitas es solo una orientación puntual, la consulta legal cuesta 100 € y es un pago único.
Qué ofrecemos para autónomos y empresas
La gestión laboral recurrente es más cómoda como suscripción que como trámite suelto. Nuestra tarifa plana de gestión para autónomos parte de 125 € al mes y la de empresa, de 390 € al mes. Confirma con tu consultor qué entra en cada plan según el número de empleados y las nóminas que necesites. Además, si necesitas adaptarte a la facturación electrónica, Verifactu parte de 15 € al mes.
Puedes ver todos los servicios en la página de empresas y autónomos.
Si tienes un empleado que empieza pronto o una nómina atascada, escríbenos desde nuestra web y te asignamos un consultor.
Cuándo conviene externalizar
Merece la pena plantearlo cuando:
- Vas a contratar a tu primer trabajador y no quieres aprender el Sistema RED desde cero.
- Tienes plantilla con bajas, horas variables o varios convenios.
- Necesitas que fiscal, laboral y contable estén coordinados.
- Tu tiempo vale más dedicado a vender o producir que a revisar bases de cotización.
- Contratas a personas extranjeras y el expediente de extranjería tiene que ir a la par.
Además, cuando hay plantilla, suele convenir revisar la prevención de riesgos laborales; tenemos una página específica sobre ello.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar las nóminas?
La empresa debe conservar los recibos de salarios junto con los boletines de cotización durante un mínimo de cinco años, según la Orden de 1994 publicada en el BOE. Conviene archivarlos en digital con copia de seguridad.
¿Puede la nómina tener un formato propio?
Sí, siempre que se mantengan con claridad y separación todas las percepciones y deducciones. La norma permite añadir información o cambiar el diseño, pero no eliminar conceptos ni modificar sus denominaciones.
¿Cuándo hay que dar de alta a un trabajador?
Antes de que empiece a trabajar. Las bajas y las variaciones de datos se comunican hasta tres días naturales después del cambio, según la Seguridad Social.
¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y neto?
El bruto es lo que devenga el trabajador antes de descuentos. El neto es lo que cobra tras restar su cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF, más otras deducciones si las hay.
¿Puedo pagar la nómina por transferencia sin recibo firmado?
Sí. Cuando el pago es por transferencia, el comprobante bancario sustituye a la firma del trabajador en el recibo, según el BOE. Aun así, la empresa debe entregar el recibo.
Fuentes
- BOE: Orden de 27 de diciembre de 1994 (ficha de la norma)
- BOE: Orden de 27 de diciembre de 1994 (texto)
- Seguridad Social: información útil sobre afiliación
- Seguridad Social: manual CRA RED
- Invest in Spain: legislación laboral y de Seguridad Social
- Macmillan Education: El salario y la nómina
- Junta de Andalucía: Instrucción 6/2025 de gestión de nóminas
- Cotizaciones a la Seguridad Social en 2026: guía práctica